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Istruzioni per la rendicontazione

“Decreto direttoriale MISE/0293844 del 03-10-2022 per la concessione di agevolazioni per la promozione all’estero di marchi collettivi e di certificazione volontari italiani”

(Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 269 del 17 novembre 2022)

Istruzioni per la rendicontazione delle attività svolte a seguito di concessione dell’agevolazione

I soggetti beneficiari presentano la documentazione di rendiconto per l’erogazione dell’agevolazione spettante al termine della realizzazione del progetto di valorizzazione del marchio che dovrà essere attuato nel rispetto della tempistica accordata.

A tal fine i soggetti beneficiari devono inviare la documentazione finale delle spese sostenute entro 30 giorni dalla data di chiusura del progetto tramite PEC all’indirizzo marchicollettivi2022@legalmail.it (art. 9 del Decreto direttoriale). Per data di chiusura del progetto si intende il termine di realizzazione del progetto indicato nella lettera di comunicazione di ammissione della domanda e concessione dell’agevolazione.

Qualora in sede di rendicontazione finale del progetto il beneficiario intenda presentare spese già sostenute prima della ricezione della lettera di comunicazione di ammissione della domanda e concessione dell’agevolazione, comprovate da titoli di spesa emessi a far data dal 1° luglio 2022 (art. 5 del Decreto direttoriale), in considerazione della chiara evidenza dell’avvio anticipato delle attività progettuali da realizzare, il termine della durata del progetto decorre dalla data di fatturazione della prima spesa sostenuta.  

Solo ed esclusivamente per fatture relative ad anticipi richiesti da Enti fiera per la partecipazione a manifestazioni fieristiche con data di emissione antecedente alla data del provvedimento di concessione, la data di fatturazione non sarà presa in considerazione quale data di avvio delle attività di progetto ai fini del computo della durata del progetto stesso.

Le spese saranno riconosciute in coerenza con quanto previsto nella lettera di comunicazione di ammissione della domanda e concessione dell’agevolazione.

Entro 30 giorni dal termine di realizzazione del progetto occorre inviare la seguente documentazione:

  • dichiarazione sulle spese sostenute, resa ai sensi del D.P.R. 445/2000 e firmata digitalmente dal legale rappresentante (Modello dichiarazione spese sostenute).
  • relazione dettagliata dei risultati conseguiti corredata degli output relativi ai servizi specialistici richiesti.

La relazione dovrà illustrare, a partire dalle finalità previste dal progetto presentato dal soggetto beneficiario in sede di richiesta dell’agevolazione, gli obiettivi raggiunti a seguito dell’attuazione del progetto stesso, le attività poste in essere e i risultati conseguiti. La relazione dovrà essere prodotta rigorosamente su carta intestata del soggetto beneficiario e sottoscritta digitalmente dal legale rappresentante (o riportare timbro e firma del legale rappresentante del soggetto beneficiario). Nel caso di mancata attuazione di parte delle attività/servizi previsti occorrerà fornire le opportune motivazioni che hanno determinato la parziale attuazione del progetto inizialmente presentato.

Per output si intende la documentazione consegnata dal fornitore al beneficiario a fronte dell’esecuzione del servizio commissionato ed in stretta conformità alle attività previste e descritte nel preventivo del singolo servizio agevolato. Gli output - coerentemente alla tipologia di servizio acquisito e con particolare riferimento alle prestazioni fornite da liberi professionisti - dovranno essere prodotti su carta intestata del fornitore stesso e da questi debitamente sottoscritti. Nel caso di servizi acquisiti da fornitori esteri i suddetti output, qualora prodotti in lingua diversa dall’italiano, dovranno essere accompagnati dalla relativa traduzione in italiano.

Gli output prodotti dai fornitori dovranno essere allegati alla relazione unitamente ad ogni altra prova documentale idonea ad attestare la corretta esecuzione del servizio acquisito, o della spesa sostenuta, in stretta conformità a quanto previsto e descritto nel progetto di promozione del marchio oggetto di agevolazione.

A titolo esemplificativo, con riferimento a:

- seminari in Italia con operatori esteri e all’estero: occorrerà fornire un rendiconto puntuale in merito a numero partecipanti esteri, paesi di provenienza, funzione svolta e relativo elenco/Foglio firma;

- attività di consulenza commerciale, di comunicazione o marketing: dovrà essere prodotta una dettagliata relazione del fornitore contenente la descrizione delle attività svolte e le indicazioni puntuali ed operative fornite al beneficiario dell’agevolazione;

- spese di viaggio: sarà necessario presentare copia dei titoli di viaggio recanti il nominativo del viaggiatore (ove previsto) o documentazione idonea a mostrare il nominativo del viaggiatore/di chi ha fruito del viaggio e, nel caso di personale dipendente del soggetto beneficiario, dichiarazione del legale rappresentante in merito al rapporto lavorativo in atto.

Unitamente alla documentazione su elencata, sotto il profilo amministrativo, occorrerà altresì inviare:

  • copia conforme delle fatture quietanzate con una descrizione puntuale dei servizi svolti in coerenza con i preventivi e con le spese approvate. La conformità delle fatture è assolta utilizzando il suddetto modello di dichiarazione sulle spese sostenute.

Dai documenti contabili si dovranno evincere: i dati fiscali del fornitore; la data di emissione del documento; gli importi distinti tra imponibile, IVA ed eventuali ulteriori elementi di costo e, come sopra evidenziato, la descrizione del servizio reso, in coerenza con quanto previsto nel preventivo.

  • attestazioni dei pagamenti eseguiti che dovranno essere effettuati esclusivamente mediante bonifico bancario, bonifico postale o RIBA da cui si evinca l’avvenuto pagamento della spesa, l’importo e il nominativo del ricevente, a pena della non ammissibilità della spesa stessa. I pagamenti dovranno essere integralmente e definitivamente effettuati dai soggetti beneficiari entro la data di conclusione del progetto. Non saranno riconosciuti pagamenti effettuati con carta di credito ad eccezione dei pagamenti relativi alle spese di viaggio ed effettuati esclusivamente con carta di credito del soggetto beneficiario;

Dalle attestazioni dei pagamenti si dovranno evincere il numero del conto corrente dell’ordinante, l’importo e il nominativo del ricevente, il buon esito del pagamento mediante l’indicazione del CRO / TNR. In alternativa, è possibile inviare copia dell’estratto del conto corrente da cui si evinca lo specifico versamento in favore del fornitore e della specifica fattura relativa al servizio agevolato/spesa sostenuta. In tal senso non sarà sufficiente fornire disposizioni di bonifico cumulative in cui non si rinvengano le suddette informazioni.

Si raccomanda di non effettuare pagamenti cumulativi (pagamento di più fatture con un'unica disposizione) diversamente si dovrà inviare copia di tutte le fatture richiamate nella causale della disposizione, anche se non inerenti alle attività di progetto, ai fini della verifica del totale del pagamento effettuato di cui il soggetto beneficiario dovrà fornire chiara evidenza.

In relazione al pagamento di compensi dovuti a professionisti, è necessario allegare anche il modello F24 di versamento delle ritenute, effettuate a titolo di acconto, con il dettaglio dei versamenti delle ritenute effettuate. Se le suddette ritenute sono state versate unitamente ad altre ritenute non inerenti alle attività di progetto, il soggetto beneficiario dovrà inviare un prospetto analitico – firmato dal legale rappresentante - che dettagli la composizione del pagamento del versamento all’Agenzia delle entrate (modello F24) delle varie ritenute di acconto.

  • preventivi di spesa per i servizi acquisiti (su carta intestata del fornitore debitamente datati e sottoscritti dal fornitore stesso) da cui si evincano la tipologia e le caratteristiche (quali-quantitative) dei servizi acquisiti. Quanto contenuto nei preventivi dovrà trovare puntuale riscontro e corrispondenza nelle relative fatture emesse dal fornitore.
  • curricula dei fornitori (debitamente datati e sottoscritti dal fornitore) che evidenzino l’adeguatezza delle capacità tecnico professionali ed organizzative rispetto alla fornitura del servizio. Nel caso di un servizio reso da professionista, questi dovrà essere titolare di partita IVA coerente con l’attività svolta.
  • modello di tracciabilità dei flussi finanziari relativo ad ogni conto corrente utilizzato per effettuare i pagamenti dei servizi/spese di progetto (Modello TFF). Il soggetto beneficiario dovrà inviare il modello di tracciabilità anche per il conto corrente sul quale intende ricevere il bonifico dell’agevolazione, qualora diverso da quelli utilizzati per i pagamenti.
  • dichiarazione ritenuta d’acconto (Modello Ritenuta) coerentemente con quanto dichiarato in sede di presentazione della domanda di agevolazione.

Preventivi di spesa, curricula dei fornitori, fattura e output attestante il servizio svolto qualora resi dai fornitori in lingua diversa dall’italiano dovranno essere accompagnati da relativa traduzione in italiano.

L’Unioncamere provvederà all’esame della documentazione di rendicontazione e, nel caso la documentazione risultasse parzialmente insufficiente o non chiara si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni. In caso di mancata risposta, la spesa in relazione alla quale saranno richieste le suddette integrazioni potrà non essere riconosciuta o riconosciuta solo parzialmente. L’agevolazione non sarà erogata se il soggetto beneficiario non avrà sostenuto almeno il 30% delle spese valutate ammissibili in sede di concessione dell’agevolazione.

22/09/2023